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香港冠状病毒:中小企业业务连续性计划

随着源自武汉的 2019 年新型冠状病毒 (2019-nCoV) 在香港的病例迅速增加,中小企业的人力资源经理在工作场所采取必要的预防措施方面发挥着重要作用。


在 JustLogin,我们已针对当前情况采取措施。我们愿意与利益相关者分享我们的预防措施和业务连续性计划,并为中小企业的人力资源从业者提供参考,以更好地保护我们的员工和业务。


让自己保持更新

首先,重要的是要了解卫生部和劳工部关于 2019-nCoV 的最新信息。

以下是重要链接:

营造安全的工作环境

香港企业可以采取以下预防措施来打造更安全的工作场所:


旅行申报表


对于休假的员工,让他们填写旅行咨询表以申报他们的旅行计划。


体温筛查


鼓励对出差的员工进行体温监测,以监测发烧症状。


访客登记


对于许多企业来说,在此期间您的办公室可能会有大量访客。 进行访客登记是一种很好的做法,这样您就可以识别每个访问过您办公室的人,并收集他们的联系方式。 如果需要,这将有助于追踪接触者。在 JustLogin,我们使用 Envoy 让访客在我们的接待处使用 iPad 自助登记入住。对这些访客强制执行旅行申报表和体温检查也是一种很好的做法。


个人防护装备 (PPE)


为了保护员工,重要的是尽量在办公室备有口罩、洗手液、抗菌湿巾或洗手液等个人防护用品。如果员工在工作中出现类似流感的症状,应该给他们发口罩,并建议他们去看医生。


宽松的休假政策


人力资源部门应鼓励表现出轻微流感症状的员工留在家中。如果他们不需要看医生,企业可以考虑免除 MC 要求。企业也应尽量提供灵活的工作安排。


清晰的沟通


所有员工都应充分了解组织制定的政策。人力资源部门应分享明确规定业务连续性行动计划的通告,并帮助教育员工正确的卫生习惯,以最大限度地降低工作场所的风险。

业务连续性计划的重要性


每个企业都应该制定业务连续性计划,并了解此类计划所需的激活时间。


以我们自己的组织为例,如果情况恶化,JustLogin 将全面将我们的员工转移到远程工作模式。我们所有的软件、技术和工具都是基于云的,因此我们可以在办公室外以最小的干扰进行操作。 我们还经常实行灵活的工作安排,例如在家工作。 我们已经开始为目前在办公室使用台式机的员工准备备用笔记本电脑。在激活的情况下,我们需要不到 4 小时的激活时间来让整个团队进入我们的远程工作模式。


作为一家科技公司,我们为远程工作做好了充分准备。 但是,我们了解到,根据您的业务所在行业的不同,可能很难最大限度地减少业务中断或实施灵活的工作安排。 更复杂的业务运营也可能会看到他们的业务连续性计划需要更长的激活时间。因此,重要的是立即开始计划,为情况可能恶化做好准备。

业务连续性计划的注意事项


以下是您的业务连续性计划中应涵盖的一些指南:


在没有关键决策者的情况下保持领导的连续性


在许多中小企业中,关键决策通常集中在高级管理团队中的几个人,甚至只有一个董事总经理。 重要的是开始计划谁将成为关键决策者之后的二把手。 拥有清晰的组织结构图将有助于企业轻松识别此类人员。


关键业务职能和重要员工


在关键的业务职能中,您可以考虑将员工分成两个团队以制定不同的工作时间表,或者将他们物理隔离以降低整个职能部门被感染的风险。例如,一半的团队可以远程办公,而另一半可以在办公室工作。拆分团队时,可考虑优先安排高风险员工(如孕妇、老人或有既往病史的员工)进行远程办公。


如果你有一个精干的团队,另一种可能性是有一个伙伴系统,如果需要,员工可以接受交叉培训以覆盖他们分配的“伙伴”。 掌握关键知识或信息的员工也应将其记录下来,以便在需要时与其他同事分享。


主要供应商或服务提供商


如果您有严重依赖的主要供应商或服务提供商,了解他们的业务连续性计划也很重要。您应该参与他们的规划过程,以确保他们能够在整个过程中继续为您提供支持,而不会受到干扰。 如果可能,您还应该通过替代供应商来分散风险。


重点客户


您的业务连续性计划的主要利益相关者是您的客户。 在制定计划时,应高度考虑客户的需求。 应准备好向客户提供的替代交付方式,以防出现中断情况,清晰和持续的沟通对于在不确定时期保持对客户的信任至关重要。


技术基础设施


为了有效地实施灵活的工作安排,正确的技术工具和基础设施应该到位。好消息是,订阅这些服务通常既快捷又实惠。一个好的起点是投资良好的虚拟通信工具——在内部,我们使用 Microsoft Teams,它已经包含在我们的 Office 365 订阅中。


协调与执行


虽然大部分业务连续性计划应由业务经理制定,但应确定一名协调员以协调运营并确保在整个执行过程中进行清晰的沟通。 人力资源部可能非常适合担任协调员,以确保员工敏锐地了解所有政策并确保合规性。

JustLogin 的新举措


对于JustLogin用户,我们将在网页端和手机端的请假页面添加通知,提醒员工在此期间在请假备注中申报旅行计划。





我们还希望鼓励我们的客户利用我们新移动应用程序上的“公告”,以此向所有员工快速传播有关 2019-nCoV 情况和业务连续性计划激活的最新消息。


















员工应下载我们最新的移动应用程序以接收公告提醒,而管理员可以通过 JustLogin Express 发送这些公告。

鉴于不确定的条件,强烈建议对员工福祉和业务连续性采取保障措施。 我希望我上面的一些意见对更大的人力资源社区有所帮助。

关于 JustLogin


对于快乐的 HR、老板和员工来说,您需要一个平台来帮助您的团队保持高效和专注,同时提供出色的员工体验来打动和留住人才。 JustLogin 是 HR 员工体验平台,通过一套全面的 HR 应用程序提供这两种体验。


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